7 tips de oro para organizar un evento exitoso

¿Te gustaría crear un evento que sea un éxito? En este artículo nuestros expertos han recopilado los mejores tips de oro para organizar un evento exitoso. Si quieres hacer un evento de calidad que sea recordado de forma positiva por todos los asistentes a continuación te presentamos los consejos, recomendaciones y tips de oro que debes tener en cuenta para lograrlo.

Escucha a tu público y define tus objetivos

Si vas a preparar un evento para tu empresa debes escuchar a tu público y a toda la gente que va a asistir al evento. Si es un cliente para el que vas a preparar el evento es fundamental que escuches todo lo que te pida y que traduzcas todos sus deseos a tu equipo haciendo preguntas lo más específicas posible durante las reuniones y el tiempo de preparación. Cuanto mejor sepas el tipo de evento que quieres hacer para tu empresa o que quiere el cliente y definas unos objetivos concretos para dicho evento muchas más opciones tendrás de que tu evento sea un gran éxito.

Elabora un buen cronograma

En segundo lugar, es fundamental preparar un cronograma bien definido para el evento. No sólo hablamos de lo que sucederá durante el mismo evento sino también de todas las acciones, compras, reservas, lanzamientos, envío de invitaciones, etc. que tendrás que hacer antes y después del evento para que éste sea un éxito. Tras haber definido el concepto del evento es fundamental hacer un timing muy concreto con acciones y plazos para poder ir preparando el evento con garantías y que no quede ningún fleco sin cubrir. Resulta fundamental delegar tareas en otras personas y miembros del equipo para poder organizar un evento con las mejores garantías y que éste tenga éxito.

Aprovecha los medios sociales

Es fundamental que antes del evento aproveches todas las redes sociales en las que tienes presencia para difundirlo como es debido. Según el tipo de evento podrás preparar flyers, hacer invitaciones originales para enviarlas por email, preparar un vídeo teaser muy original del evento y por supuesto también enviar invitaciones divertidas por Facebook y por otras redes sociales similares. Resulta fundamental optimizar la tecnología y los medios sociales para conseguir mover el evento y hacerlo llegar a un gran número de personas interesadas en tu sector de mercado, servicios o parcela de la realidad que quieras tratar en tu evento.

Detalles para los asistentes al evento

Sin duda, otro de los puntos más interesantes para conseguir que un evento sea un éxito, como nos cuentan en Miranda Green, pasa por regalar algo a los asistentes al evento. No vale con cualquier cosa sino que se debe tener en cuenta los gustos de los asistentes, el tipo de evento y los objetivos de éste. Si por ejemplo estamos lanzando un nuevo producto que queremos presentar por todo lo alto en nuestro evento un gran regalo será el ofrecer muestras exclusivas a todos los asistentes al evento. Sin duda ofrecer regalos de calidad, que incluso incorporen el sello de la firma o la empresa para que el público pueda recordar el evento exitoso y asociarlo con la firma siempre que mire el detalle es una gran alternativa.

Cuidado con tus socios y con tu equipo

Resulta fundamental seleccionar con mucho cuidado a los socios que trabajarán contigo en un evento ya que tu credibilidad y la de todo el equipo está en juego con lo que es fundamental seleccionar a la perfección a compañeros, empresas y proveedores para el evento. Asimismo, resulta fundamental invertir en un equipo totalmente multidisciplinar y también es muy importante aprender a delegar responsabilidades y tareas para conseguir que el evento sea un éxito.

Ofrece calidad y aporta valor

Para que un evento tenga éxito siempre debe primar la calidad frente a la cantidad en todo: es mejor tener un buen equipo que un gran equipo, servir una buena cena que no una cena copiosa con mala calidad y ofrecer una atención al cliente óptima antes que saturarles y no dejarles disfrutar del evento.

Asimismo, además de ayudarte a cumplir con tus objetivos un evento de calidad siempre aportará valor a los clientes, a los proveedores y al sector de la sociedad en general sobre el que se trate el evento.

Comparte todo en las redes sociales

Por último, al igual que habrás usado las redes sociales antes del evento para compartir las invitaciones y hacer publicidad de éste, para que sea un éxito y no se quede sólo entre sus asistentes sino que sea capaz de movilizar a muchas más personas es importante compartirlo en directo por las redes y también compartir conclusiones al acabar, buscar el feedback de los asistentes, subir imágenes del evento, etc.